Har du barn i Bergen kommune sine barnehager eller søker plass i en, så behandles det personopplysninger om deg og ditt barn. I denne personvernerklæringen finner du hvilke personopplysninger som behandles, hvordan og hvorfor de behandles, og hvordan de samles inn, av Bergen kommune.
Bergen kommune behandler ditt barns og dine personopplysninger for å kunne:
For at kommunen og barnehagen din skal ha lov til å behandle opplysninger om deg og ditt barn må vi ha et rettslig grunnlag som gjør behandlingen lovlig.
Kommunale barnehager i Bergen skal bare behandle personopplysninger der det er nødvendig for å løse lovpålagt oppgaver som er i allmenhetens interesse eller som offentlig myndighet (GDPR artikkel 6 nr. 1. bokstav e), eller hvor Bergen kommune er rettslig forpliktet (GDPR artikkel 6 nr. 1. bokstav c).
GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e vil være rettslig grunnlag i de tilfellene der behandling av personopplysninger er nødvendig for å utøve en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet som Bergen kommune er pålagt. I tillegg til å ha hjemmel i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, må vi også ha hjemmel i en lov eller forskrift som konkretiserer hva vi kan gjøre. Et eksempel på dette er når barnehagen må behandle helsepersonopplysninger om ditt barn for å kunne sikre et godt og trygt barnehagemiljø, jf. barnehageloven § 42.
GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c vil være rettslig grunnlag i de tilfellene Bergen kommune er rettslig forpliktet til å behandle personopplysninger. Et eksempel på dette er ved barnehageopptak, hvor kommunen og barnehagen må behandle opplysninger om deg og ditt barn for å kunne behandle og svare deg på din barnehagesøknad, jf. barnehageloven §§ 16, 17 og 18.
Barn er en sårbar gruppe og de har særlig rett til beskyttelse, spesielt med tanke på personvernet. Det er derfor ikke nok at kommunen eller barnehagen har et rettslig grunnlag for å behandle barnas personopplysninger, det må også forankres i en lov eller forskrift for at behandlingen skal være lovlig.
De lovene som er aktuelle for kommunens og barnehagens behandling av personopplysninger er:
Noen ganger ønsker barnehagen å behandle av personopplysninger om barnet ditt som barnehagen ikke kan forankre i allmennhetens interesse, offentlig myndighetsutøvelse eller rettslige forpliktelser. Dette gjelder for eksempel ved deling av bilde fra pedagogisk aktivitet hvor barnet ditt er med på til foreldregruppen i Vigilo. For at barnehagen skal ha et lovlig rettslig grunnlag til dette må de be om samtykke fra foreldrene (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Å samtykke er alltid frivillig, og du kan trekke et samtykke når som helst uten å oppgi en årsak.
I forbindelse med barnehageopptak og plassadministrasjon behandler vi opplysninger om foreldre og barn som går i barnehage eller søker om barnehageplass. Det er opplysninger som navn, fødselsnummer, adresse, kontaktopplysninger, familierelasjoner (foresatte, foreldreansvar, søsken), barns morsmål, opplysninger som viser rett til prioritet i opptaket, barnehageplassering, og inntektsopplysninger for de som søker redusert foreldrebetaling.
Når barnet ditt går i barnehage, behandler vi også opplysninger om barnets tilstedeværelse, trivsel, læring, utvikling og eventuelle behov for særskilt oppfølgning eller tilrettelegging. Dette inkluderer for eksempel informasjon om allergier, registrering av fravær, referat fra foreldresamtaler og ulike vurderinger knyttet til barns behov.
I barnehagens arbeid vil det være nødvendig å behandle både alminnelige personopplysninger, for eksempel barnets navn, og særlige kategorier av personopplysninger, for eksempel barnets allergier. Særlige kategorier av personopplysninger har et ekstra krav om beskyttelse. Du kan lese mer om ulike typer personopplysninger på Datatilsynet sine nettsider.
Vi behandler dine og ditt barns personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. For eksempel kan barnehagen be om å bruke bilde av ditt barn som profilbilde i Vigilo frem til barnet slutter eller starter på skolen. Når barnet slutter i barnehagen opphører formålet, og barnehagen har ikke lov til å beholde bildet lengre.
Noen ganger vil formålet med behandlingen vare lenger enn barnet ditt går i barnehagen. Et eksempel på dette er meldinger i eller samtykkeinformasjon fra Vigilo, hvis kommunen må kunne vise til tidligere avtaler mellom deg og barnehagen.
I noen tilfeller har kommunen likevel plikt til å lagre personopplysningene om deg eller ditt barn lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle det opprinnelige formålet de ble innhentet for. Et eksempel på dette er å lagre personopplysningene for arkivformål i allmennhetens interesse, som går ut over opprinnelige formålet til behandlingen.
Bergen kommune er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine og ditt barns personopplysninger når Bergen kommune bestemmer formålet med behandlingene og hvilke midler som skal brukes for å behandle personopplysningene.
Som behandlingsansvarlig har Bergen kommune et overordnet ansvar for at personvernet blir ivaretatt når dine og ditt barns personopplysninger blir behandlet. Det betyr blant annet at Bergen kommune skal sørge for at personvernprinsippene og det aktuelle regelverket blir overholdt. Kommunen har derfor blant annet ansvar for å sikre at personopplysninger blir behandlet på en lovlig, rettferdig og gjennomsiktig måte, at kommunen har et behandlingsgrunnlag, og at personopplysningene blir behandlet på en sikker måte.
Du kan lese mer om behandlingsansvar på Datatilsynet sine nettsider.
I Bergen kommune praktiseres tilgangsstyring etter hvem som har tjenstlig behov.
Hvem som har tjenstlig behov i barnehagen, avhenger av oppgavene som skal løses og hvor mange som faktisk trenger tilgangen for at barnehagen kan levere sin tjeneste. F.eks. trenger alle ansatte i barnehagen tilgang til avdelingstelefonene som inneholder kontaktinformasjon til foreldrene, men ofte trenger bare barnehagestyrer tilgang til systemet for å behandle barnehagesøknaden din.
I din barnehage har assistenter, fagarbeidere, pedagoger og ledere tilgang til dine opplysninger i Vigilo, inkludert kommunikasjon mellom deg og barnehagen. Det er derfor anbefalt at du ikke skriver sensitiv informasjon i Vigilo.
Uavhengig av hvem som har tjenstligbehov for tilgang til personopplysninger har alle i barnehagen din taushetsplikt (jf. barnehageloven §44) som plikter de ansatte til å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til personlige opplysninger og forhold knyttet til ditt barn og deres familie.
For at barnehagen skal kunne dele personopplysningene dine med andre virksomheter i Bergen kommune, må det finnes et rettslig grunnlag. Et eksempel på et slikt rettslig grunnlag er barnehagenes opplysningsplikt til barnevernet (barnehageloven § 46). Hvis det ikke finnes noe rettslig grunnlag, må vi hente inn samtykke. Det gjelder for eksempel overføring av opplysninger mellom barnehage og skole i forbindelse med skolestart.
Kommunen har ansvar for å sikre en samordnet opptaksprosess for kommunale og private barnehager, og foreldre eller foresatte søker om plass i både kommunale og private barnehager via kommunens søknadsportal. De private barnehagene har tilgang til opplysninger om sine barn i vårt system for opptak og plassadministrasjon.
Hvis du velger å bytte fra kommunal barnehage til privat barnehage, eller til en barnehage i en annen kommune, kan det være aktuelt for barnehagen å be om ditt samtykke til en overføringssamtale med den nye barnehagen.
Leverandører av IT-systemer som brukes av kommunen for å levere barnehagetjenester er databehandlere på vegne av kommunen. Kommunen har databehandleravtale med disse. Leverandørene har ikke anledning til å behandle dine personopplysninger til andre formål enn det Bergen kommune har bestemt.
Du har flere lovfestede rettigheter når Bergen kommune behandler opplysninger om deg. Dine rettigheter følger av personopplysningsloven og annen lovgivning.
Når det behandles personopplysninger om deg eller ditt barn, har dere flere rettigheter.
Du har rett til å be om innsyn. Du har da rett til å få informasjon om:
Du kan lese mer om retten til innsyn på Datatilsynet sine nettsider.
Du har rett til å få rettet opplysninger om deg eller ditt barn som er uriktige, utdaterte eller ufullstendige. Du kan lese mer om retten til retting på Datatilsynet sine nettsider.
I noen situasjoner kan du be oss om å slette opplysningene om deg. Du kan lese mer om retten til sletting på Datatilsynet sine nettsider.
I noen situasjoner kan du be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. Du kan lese mer om retten til begrensning på Datatilsynet sine nettsider.
Du har rett til å protestere på vår behandling av dine eller ditt barns personopplysninger når vårt behandlingsgrunnlag er offentlig myndighetsutøvelse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e) eller en interessevurdering (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Du kan lese mer om retten til å protestere på Datatilsynet sine nettsider.
Hvis kommunen behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysningene om deg til deg eller en annen behandlingsansvarlig. Les mer om retten til dataportabilitet på Datatilsynets nettsider.
Når du er lovpålagt å gi kommunen relevante personopplysninger, er det ikke frivillig å gi fra seg opplysningene loven krever.
Når du ikke er lovpålagt å gi fra deg opplysningene, er det frivillig om du vil gi personopplysningene til kommunen. Kommunen kan ikke pålegge deg å gi fra deg opplysninger, uten å ha hjemmel i lov for dette.
For å utøve dine rettigheter må du kontakte kommunen.
Dette kan du gjøre ved å:
Hvis du ikke ønsker å ta kontakt med din barnehage for å utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med kommunens personvernombud. Kontaktinformasjon finner du nederst på denne siden.
Hvis du ikke er fornøyd med hvordan Bergen kommune behandler dine personopplysninger, eller du mener at behandlingen strider med personvernreglene, kan du klage på behandlingen til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du klager til Datatilsynet på Datatilsynets nettsider.
Personvernombudet i Bergen kommune kan kontaktes for å få hjelp.
I enkelte situasjoner hvor personopplysninger bare skal brukes internt i barnehagen kan barnehagen din behandle personopplysninger om ditt barn uten å spørre deg om samtykke først. Dette er fordi barnehagen skal kunne utføre sin oppgave som offentlig myndighet, og fordi personopplysningene ikke skal deles med noen utenfor barnehagen. I disse tilfellene må barnehagen ha et pedagogisk formål med bruken av opplysningene. Slike behandlinger faller innenfor behandlingsgrunnlaget GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e og barnehageloven § 2 og rammeplanen for barnehagen.
Eksempler på situasjoner som blir brukt internt i barnehagen kan være bruk av bilder, navn, fødselsdag og alder til barn på veggene, i garderoben, eller i sammenheng som materiale i pedagogiske aktiviteter (for eksempel utklipp av barns ansikt).
Disse typene behandlinger er begrenset til intern bruk i barnehagen, og skal bare skje inne i barnehagebygget. Hvor det er mulig skal barnehagen ta hensyn til skjerming for innsyn gjennom vindu. Ved utleie av lokalet skal alt som kan være personidentifiserende bli skjermet eller tas vekk.
Du kan likevel reservere deg mot noen av disse behandlingene, i tråd med barnehagens samfunnsmandat.
Barnehagen informerer deg/dere om hva de gjør med personopplysningene til barna i slike situasjoner, så dere kan ta stilling til om dere vil reservere dere eller ikke.
Barn og familier som har bedt om reservasjon, som skal skjermes fra offentligheten, eller lever på skjult adresse har barnehagen et spesielt ansvar for å finne gode løsninger med.
Du kan reservere deg med skriftlig melding i Vigilo, til barnehagen.
Bergen kommune har som mål at informasjonssikkerhet og personvern skal være en naturlig del av virksomheten. I vår personvernerklæring for hele kommunen, kan du lese mer om hvordan og hvorfor kommunen samler inn og behandler personopplysninger om deg som innbygger og tjenestemottaker i Bergen.
Ved spørsmål om Bergen kommunes behandlinger av personopplysninger, kan du kontakte personvernombudet i kommunen. Personvernombudet har en uavhengig rolle, og skal passe på at kommunen behandler personopplysninger i tråd med personvernregelverket.
Du kan kontakte personvernombudet i Bergen kommune på e-post: personvernombud@bergen.kommune.no. Du bør ikke oppgi sensitive opplysninger over e-post.
