Kommunal overtakelse av offentlige uteareal

I noen tilfeller kan det være aktuelt for Bymiljøetaten å overta ansvaret for uteareal som bygges av private utbyggere, men er regulert til offentlig formål. Med uteareal mener vi byrom, parker og torg som fungerer som offentlige uteplasser for rekreasjon og sosialt samvær. Dette inkluderer blant annet grøntareal til opphold, lekeplasser, hundeluftegårder og promenader. Innenfor disse arealene kan det være broer, turveier, trapper, amfi, møblering, lekeutstyr, treningsapparat, grusede ballbaner med mer. 

Bymiljøetaten er i de aller fleste tilfeller ikke forpliktet til å overta uteareal regulert til offentlig formål. Det er derfor viktig med tidlig dialog for å avklare mulig overtakelse, og for å gjøre en overtakelsesprosess så enkel og effektiv som mulig. Tidlige avklaringer kan også være nyttige når dere skal lage konkurransegrunnlag eller beskrivelser til anbud.

I den innledende dialogen skal det sikres at anleggene opparbeides i tråd med gjeldende regelverk og Bymiljøetatens praksis for drift og vedlikehold.

Ved oppstart av prosjekt

Bymiljøetaten skal kontaktes for å gjøre nødvendige avklaringer tidlig i prosjektet. 

1. Avklar behov for samarbeidsmøter med Bymiljøetaten fremover.
2. Bymiljøetaten kan i denne fasen ha innspill til blant annet program eller utforming, med bakgrunn i tidligere utførte kartlegginger i området, publikumshenvendelser eller egne prosjekter.
3. Avklar lengde på garantidrift og garantiskjøtsel etter overtakelse av anlegget.
4. Avklar tegningsunderlag til tidlig fase, som typisk vil inkludere landskaps-, plante-, konstruksjons- og belysningsplaner. Eventuelt tilstandsrapport på eksisterende trær utarbeidet av sertifisert arborist (trepleier).
5. Overlevering av FDV-dokumentasjon avklares.
6. Eierskap avklares i tidligfase. Som hovedregel skal eiendom fradeles og overføres til kommunen.

Under bygging

1. Utførelse skal gjennomføres i henhold til avklaringer i første fase.
2. Avklar behov for befaring under anleggsperioden med Bymiljøetaten.
3. Gjøres det endringer i prosjektet underveis, skal Bymiljøetaten informeres og få mulighet til å gi innspill.

Ved overtakelse

1. Utbygger skal invitere Bymiljøetaten til en ferdigbefaring med minimum to ukers forvarsel. Befaringen gjennomføres før utbygger har overtatt anlegget fra entreprenør.
2. Ved innkalling til ferdigbefaring skal utbygger levere alle relevante arbeidstegninger, og opplyse om eventuelle avvik fra tidligere oversendt tegningsgrunnlag. Ved ferdigbefaring stiller tiltakshaver, entreprenør/anleggsgartner og eventuelt prosjekterende.
3. Utbygger skriver referat og en eventuell omforent mangelliste etter ferdigbefaringen. Mangellisten dokumenterer avvik og/eller mangler ved anlegget, og må også sette frist for utbedring av avvik/mangler og dokumentere hvem som er ansvarlig for utbedringene. 
4. Etter at mangler er utbedret og avvik er lukket, og det er enighet om dette mellom partene, kan «som-Bygget”-tegninger utarbeides.
5. Utbygger kaller inn til overtakelsesbefaring minst to uker i forkant.
6. FDV-dokumentasjon og «som bygget”-tegninger skal leveres senest to uker før overtakelsesbefaring.
7. Utbygger har ansvaret for å fylle ut kommunens overtakelsesprotokoll, og legger ved mangelliste, referat eller andre relevante vedlegg.
8. Eiendomsoverføring ferdigstilles, hvis aktuelt. 

Bymiljøetaten v/Byromsforvaltning, Bergen kommune

E-post: Bymiljoetaten@bergen.kommune.no

Merk emnefelt med Byromsforvaltning og relevant prosjektnavn.