Det anbefales at forslagsstiller har tett dialog med kommunen før planforslaget leveres inn. I løpet av planprosessen avholdes som regel flere arbeidsmøter mellom kommunen og forslagsstiller/plankonsulent. Ved behov kan det bestilles befaring med saksbehandler.
Arbeidsmøter
Generelt for arbeidsmøter:
- Ta opp hvilket materiale som er nødvendig for at saken skal være godt nok utredet
- Drøfte aktuelle plangrep og tilpasninger av planforslaget
- Avklare konkrete problemstillinger
- Sikre videre fremdrift i planforslaget
Første arbeidsmøte etter oppstart:
- Gjennomgang og oppfølging av innkomne merknader
- Oppsummerer og kommenterer innspill til oppstart i merknadsskjema. Få med viktige hensyn eller problemstillinger som må eller bør diskuteres videre i arbeidet
- Materiale som viser hvordan endringer skal innarbeides i planforslaget
- Oppdatere fremdriftsplan. I komplekse saker kan det være aktuelt å foreslå en møteserie
Forslagsstillers forberedelser til arbeidsmøte
- Bestille arbeidsmøte, med forslag til agenda, ved å sende forespørsel til postmottak med saksbehandler på kopi
- Materiale til arbeidsmøte avtales med saksbehandler
- Materiale og oversikt over møtedeltakere må sendes inn senest 2 uker før møtet avholdes dersom ikke annet er avtalt
- Nytt møtetidspunkt må avtales dersom materialet og forslag til agenda ikke er mottatt innen avtalt tid
- Dersom det er ønskelig å avholde møtet som en workshop kan dette spesifiseres i bestillingen. Rammene for et slikt møte avtales med saksbehandler
Særlig for merknadsmøte etter offentlig ettersyn
Merknadsmøte er første arbeidsmøte etter offentlig ettersyn og avholdes ved behov. Kommunen innkaller vanligvis til merknadsmøte omtrent 4 uker etter at høringsfristen er ute. Forslagsstiller/plankonsulent henter selv innkomne merknader og uttalelser via kommunens saksinnsynside.
Gjennomføring av møtet
Plan- og bygningsetaten deltar normalt med to saksbehandlere, der en er møteleder og en skriver referat. Saksbehandler inviterer andre aktuelle offentlige etater ved behov.
Gebyr for arbeidsmøter
Fra 1. januar 2025 belastes 30% av gebyret for førstegangsbehandling ved bestilling av første arbeidsmøte. Det kan avholdes inntil fire møter frem til førstegangsbehandling. Møter utover dette vil bli gebyrbelagt. Alle satser finner du her i gebyrforskriften.