Skoler skal ha internkontroll som sikrer at kravene i forskrift om helse og miljø i barnehager, skoler og skolefritidsordninger overholdes. Dette står i § 18 i forskriften.
Veilederen til forskriften har gode beskrivelser av hvilke krav internkontrollsystemet skal oppfylle og hva rutinene bør dekke.
Internkontrollen må tilpasses den enkelte skole og skolens størrelse. Internkontrollsystemet skal redusere risiko for feil og uønskede hendelser, samt gjøre det enkelt å drive kontinuerlig forbedringsarbeid i skolen. Ansatte skal vite hva de skal gjøre, gjøre det, og etterpå kunne dokumentere at det er gjort.
Skoleeiers ansvar
Eier av skolen er ansvarlig for at skolen har internkontrollsystem, jamfør forskriftens § 3. Eier må påse at skolens internkontrollsystem blir fulgt opp.
Eier må sørge for at skolens ansatte har:
- tilstrekkelig opplæring eller kunnskap i hvordan utføre internkontroll,
- kunnskap om kravene i medhold av forskriften, og
- tilstrekkelig tid til å vedlikeholde internkontrollsystemet.
Eier har også ansvar for at skolen kan følge kravene i medhold av forskriften, for eksempel at bygget holder god nok standard.
Innholdet i skolens internkontrollsystem
Internkontrollsystemet skal inneholde skriftlige rutiner, som skal være basert på risikovurderinger. Internkontrollsystemet skal også inneholde avvikssystem og rutiner for revisjon. Internkontrollen må dokumenteres der det er nødvendig.
Rutiner må være skriftliggjort dersom mangel på skriftlige rutiner kan ha negativ innvirkning på elevenes miljø.
Risikokartlegging og risikovurdering
- Risikokartlegging: Prosess som skal identifisere forhold som kan ha negativ innvirkning på elevenes helse, lek og læring, eller føre til sykdom, skade og alvorlige hendelser. Resultatet skal være en oversikt eller liste.
- Risikovurdering: Vurdering av sannsynlighet og konsekvens for hver av de identifiserte risikoforholdene.
- Tiltak: Virkemidler som reduserer risiko knyttet til en hendelse, enten ved å forebygge eller redusere konsekvens. Dette kan være rutiner, fysiske tiltak eller konsekvensreduserende tiltak.
- Rutine: Beskrivelse av hvordan en arbeidsoppgave skal utføres. Dersom manglende etterlevelse av en rutine kan føre til negative konsekvenser for barna bør den være skriftlig. Rutinene skal være basert på risikovurderinger.
Internkontrollsystemet skal være tilpasset skolens lokale forhold og de risikoene som kan oppstå i akkurat den skolen. Skolen må derfor regelmessig gjøre risikokartlegginger. Risikokartleggingen skal vise hvilke risikoer som kan være til stede i skolen.
Etter å ha gjort risikokartleggingene skal skolen vurdere hver risiko. Risikovurderingene skal være grunnlaget for skolens internkontrollsystem. Når internkontrollsystemet baseres på risikovurderinger, sikrer skolen at de har oversikt over hvilke risikoforhold som er til stede. Denne oversikten skal deretter benyttes til å prioritere arbeidet med videreutvikling av internkontrollsystemet.
Skoler skal identifisere og vurdere tiltak for å redusere risiko på bakgrunn av kartleggingen. På denne måten sikrer systemet at skolen har riktige rutiner og sjekklister for å unngå skader og uønskede hendelser, samt fremme elevenes helse og trivsel.
Ved tilsyn etterspør Miljørettet helsevern risikokartleggingen, eller annen oversikt over risikoer på skolen. Uten en slik oversikt er det vanskelig å vite om alle risikoer er fanget opp, eller vite at det ligger risikovurderinger til grunn for skolens rutiner. En samlet oversikt gjør det også enklere for nyansatte og vikarer å få oversikt over hvilke risikomomenter de skal være spesielt oppmerksomme på.
Vi har utarbeidet et eksempel på en slik risikooversikt/skjema for skoler. Skolene trenger ikke bruke akkurat dette eksempelet, de fleste internkontrollsystemer har egne maler for risikokartlegging.
Arbeidstilsynet har utarbeidet gode nettsider om internkontrollsystem og kravene til dette, se www.arbeidstilsynet.no/hms/internkontroll.
Forslag til skriftlige dokumenter og rutiner
Miljørettet helsevern har videre listet opp ulike rutiner som kan inngå i et internkontrollsystem som sikrer at forskriftens krav blir ivaretatt. Listen er ment som en veiledning for den enkelte skole. Det er imidlertid viktig at skolen gjør en selvstendig vurdering av hvilke rutiner som er nødvendige, basert på resultatet av skolens risikokartlegging og risikovurderinger.
Generelle krav til internkontrollsystemet (§ 18)
- Oversikt over innhold i internkontrollsystemet.
- Oversikt over kartlagte risikoer.
- Skriftlig målsetning for skolens internkontrollarbeid.
- Organisering og ansvarsfordeling, eventuelt et organisasjonskart.
- Rutine for evaluering og revisjon av skolens internkontroll.
- Avvikssystem, og rutine for rapportering og behandling av avvik. Systemet må kunne fange opp eventuelle gjentagende avvik.
Helsemessig tilfredsstillende virksomhet (§ 4)
- Rutiner for innkjøp av innredning og utstyr, herunder kjemikalier.
- Rutiner som sikrer nødvendige tilpassinger og tilrettelegging for elever med nedsatt funksjonsevne.
- Rutiner som sikrer at elevene får tilstrekkelig fysisk aktivitet.
- Rutine for å vurdere om skolens arealer dekker ulike behov for aktivitet, hvile eller rolig lek og sosialt fellesskap.
- Rutiner for å beskytte elevene mot solforbrenning.
Inneklima (§ 6)
- Beskrivelse av hvordan inneklimaet skal være, inkludert tiltak skolen gjør for å oppnå tilfredsstillende inneklima.
- Rutine for jevnlig inneklimakartlegging, og hvordan ulike inneklimafaktorer skal vurderes.
- Rutine for måling av radon, samt oversikt over forrige radonresultater.
- Oversikt over hvor det eventuelt er asbest i bygget (gjelder bygg eldre enn 1985).
- Dersom bygget har høye radonverdier (uten tiltak) eller asbest må det utarbeides rutiner for håndtering av dette.
Lysforhold (§ 7)
- Rutine for regelmessig vurdering av belysning, inne og ute.
- Dersom skolen har grupperom uten tilstrekkelig dagslys og utsyn (jamfør byggteknisk forskrift) skal det være beskrevet hvordan elevenes oppholdstid i disse begrenses.
Lydforhold (§ 8)
- Rutine for regelmessig vurdering av lydnivå, inne og ute.
- Rutine for å beskytte elever mot for høy støybelastning.
Måltid (§ 9)
- Rutiner for gjennomføring av måltid som sikrer at måltidet er sosialt og trivelig, sikrer at elever får tilstrekkelig tid og ro til å spise, og det ikke går for lang tid mellom måltidene.
Sanitære anlegg (§ 11)
- Rutine for å vurdere om toaletter og garderober har tilfredsstillende standard. For eksempel at overflater er vaskbare og uten skader, og at renholdet er godt.
Rengjøring og avfallshåndtering (§ 12)
- Rutine som beskriver hvordan ulike typer renhold skal utføres, og hvor ofte.
- Rutine for regelmessig vurdering av renhold og avfallshåndtering.
Smittevern (§ 13)
- Rutine som sikrer at faglige råd fra Folkehelseinstituttet følges, for eksempel når det gjelder når elever bør være borte fra skolen.
- Rutine for varsling av foresatte og smittevernoverlege om smitteutbrudd.
- Rutine for håndvask.
- Rutine for vask/desinfeksjon av smitteførende kroppsvæsker (blod, oppkast og avføring).
- Rutiner for rengjøring av kontaktpunkter og felles materiell ved smitteutbrudd.
- Rutine for å forhindre legionellasmitte.
- Rutine for tuberkulosekontroll av ansatte.
- Rutine for forebygging og eventuelt håndtering av skadedyr.
- Rutine for stell på eventuelle stellerom.
Beredskap, førstehjelp og sikkerhetsutstyr (§ 14)
Rutiner for sikkerhet og helsemessig beredskap skal baseres på regelmessige risikokartlegginger. Vi ber skoler være spesielt oppmerksom på følgende risikoer: fall fra høyde, kutt, drukning, elever får noe tungt over seg, kvelning, skålding, forgiftning, påkjørsel på tur (grunnskole), vold og overgrep.
- Rutiner for opplæring og involvering av ansatte i sikkerhet- og beredskapsarbeid.
- Rutine for førstehjelpsopplæring og eventuelt livredningsopplæring (hvem som har opplæring og frekvens for opplæring).
- Oversikt over plassering av førstehjelpsutstyr og liste over hva de ulike førstehjelpsskrinene/turpakkene skal inneholde.
- Rutine for regelmessig kontroll av førstehjelpsutstyret (innhold og holdbarhet).
- Rutiner for sikkerhet på turer og utflukter.
- Rutiner for registrering og oppfølging av ulykker, skader og nestenulykker.
- Sjekklister for sikkerhetskontroll av inne- og uteområdet.
- Rutine for når lekeplassutstyr skal kontrolleres, hvordan avvik skal følges opp og hvordan lukking av avvik skal dokumenteres. Dette gjelder også for eventuelt naturlekeplassutstyr skolen setter opp selv.
- Rutine for sikkerhet på spesialrom.
- Beredskaps- og varslingsplaner for håndtering av fare- og ulykkessituasjoner. Hvilke beredskapsplaner man trenger varierer fra skole til skole, men vi mener de fleste trenger planer for følgende:
- Alvorlig ulykke, akutt sykdom, forgiftning, drukningsulykke
- Alvorlig ulykke/hendelse utenfor skoleområdet
- Vold og trusler
- Alvorlig mobbing
- Savnet elev
- Person uten omsorgsrett forsøker å hente/bortføre elev
- Elev blir ikke hentet
- Utbrudd av alvorlig smittsom sykdom
- Ekstremt sykefravær
- Trussel om eller forsøk på selvmord
- Mistanke om vold eller seksuelt overgrep i og utenfor skoletiden
- Dødsfall i og utenfor skoletiden
- Skyteepisode
- Gisselsituasjon
- Bombetrussel/bombeangrep
- Ødeleggelse av skolebygg, f.eks. ved brann eller vannskade
- Alvorlig kriminell handling begått på eller mot skolen
Godkjenning av virksomhet (§ 15)
- Rutine for hvem som skal søke om godkjenning, til hvilke tidspunkt.
- Rutine for regelmessig kontroll av at forutsetningene for godkjenningen overholdes.
Vedlikeholdsplan (§ 16)
- Langsiktig vedlikeholdsplan for bygg og uteområder, som beskriver hvem som har ansvar for ulike typer vedlikehold (for eksempel innvendig, utvendig, lekeplassutstyr). Planen må beskrive hva som skal vedlikeholdes, kostnader for tiltakene, frister og hvem som er ansvarlig for å etterse at planen følges.
- Rutine for ettersyn, drift og renhold av bygg og tekniske installasjoner (inkludert ventilasjonssystem og -kanaler).
Informasjonsplikt (§ 17)
- Rutiner for når og hvordan informere foresatte om forhold som kan ha negativ innvirkning på helsen til elevene.
- Rutiner for når og hvordan informere tilsynsmyndigheten (Miljørettet helsevern i Bergen kommune, kommuneoverlegen i andre kommuner) om forhold som kan ha negativ innvirkning på helsen til elevene.
- Rutiner for når og hvordan informere foresatte og smittevernoverlege vedrørende smitteutbrudd i skolen.
Merk at det trenger ikke være en egen rutine for hvert av disse punktene. Mange av forholdene som for eksempel kan sjekkes på en årlig vernerunde kan slås sammen til én rutine.